列出任務清單，讓工作效率翻倍

2019-07-23

很多職場新人，經常抱怨自己工作太多，每天總有做不完的事。當他們需要同時面對3項以上任務時，便開始手忙腳亂。這節課，美國個人成長領域專家——博恩·崔西，和你分享：通過列出任務清單，讓工作效率翻倍的3個步驟。

一、提前列出任務清單

很多人早上到公司，第一件事就是把當天的任務列出來，用來提醒自己哪些工作不能忘記。但很少有人能做到，下班后把第二天的任務清單也列出來。

如果你這樣做，就會在晚上睡覺的時候，用潛意識來思考這些工作。早上醒來后，很有可能已經知道，如何用更少的時間把清單里的工作做得更好。

需要注意的是，遇到新任務時，不要猶豫，立即把它添加到清單里，直到這份清單包含你所有要做的事情。你就可以看清，哪項工作最重要，哪項工作是次要的。

根據時間管理專家艾倫·拉金所說，如果運用這種方法進行工作，會節省25%的時間。堅持3~4個星期之后，你將會養成為每一天、每一個項目去列清單的習慣，工作效率也會得到大幅度提高。

二、設置清晰的優先順序

當手里已經有一份任務清單時，你必須思考：每項工作需要花費多長時間，比較合理？這些工作按照什么順序做，最為合適？

博恩·崔西建議使用ABCDE分類法。也就是，把任務清單上的每一項任務，都和字母A、B、C、D、E對應起來：

A類任務，就是你必須要去做的事情。如果你沒有做，或者沒有準時完成它，將會出現非常嚴重的后果。

比如，一名電話銷售人員，每天最重要的就是搜集客戶資料，利用電話推銷產品。如果忘記搜集客戶資料，很可能一天都拿不下訂單，長沙公司注銷，嚴重影響工作業績。

B類任務，是指你遲早要完成它，即使今天不做，也只會產生輕微影響的任務。

比如，老板要你2天后，做出一張活動海報。如果你今天沒空，完全可以選擇明天加個班，保證按時完成任務就可以。

C類任務，是指那些可做、可不做的事。

比如，檢查郵件、給家里打電話、和同事一起喝咖啡，這些活動都是你喜歡的，但你是否去做，其實并沒有任何實際影響。

D類任務，是指完全可以安排給其他人去做的事情。

比如，一位部門主管時間非常有限，類似于會議PPT、周報記錄這些細小的工作，就屬于D類任務，最好交給下屬去做。

E類任務，是指之前可能很重要，但現在完全可以被剔除的工作。

比如，作為部門經理，你上個月有一個200萬的項目，但由于各種原因，該項目被臨時取消，無論它之前多么總要，你只需要把它從任務清單上剔除即可。

三、按照優先級處理任務

現在，你可以看看你的任務清單，把上面所有的任務，進行優先順序標注。比如，把所有A類任務，依次標注成A-1、A-2、A-3……

這些阿拉伯數字，代表它在同類任務中的重要性。比如，A-1的意思是說，這個任務是A類任務中，最重要、最有價值的一個。在執行這類任務時，你一定要集中所有注意力，投入百分之百的精力。

這項法則雖然簡單，卻可以讓你在工作中，執行任務的數量和質量都能提升1~2倍，它是員工擁有高績效的關鍵。

以上，就是美國個人成長領域專家博恩·崔西，通過列出任務清單，讓工作更高效的3個步驟：

1、提前列出任務清單；

2、設置清晰的優先順序；

3、按照優先級處理任務。

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